Interrogazione a risposta scritta n. 967/XVI. I consiglieri provinciali, i dipendenti dei gruppi consiliari e il personale in servizio presso il Consiglio provinciale hanno a disposizione una casella di posta elettronica istituzionale, nominativa, con dominio @consiglio.provincia.tn.it;
con Determinazione del dirigente del Servizio amministrazione n.93 del 13.05.2019 avente ad oggetto “affidamento a Trentino Digitale SpA della fornitura di servizi professionali a supporto dell’utilizzo del Servizio di Posta Elettronica Google G-Suite” il Consiglio provinciale ha affidato, al costo di 4.300 Eur + IVA, a Trentino Digitale SpA la fornitura di servizi professionali a supporto dell’utilizzo del Servizio di Posta Elettronica Google G-Suite alle condizioni specificate nell’offerta prot. n. 6863 di data 11 aprile 2019. Trattasi in particolare di servizi di formazione e di supporto tecnico e coordinamento;
la casella di posta elettronica istituzionale sulla piattaforma Google G-Suite è uno strumento che permette di inviare e ricevere le comunicazioni in formato digitale (e-mail) oltre ad eventuali allegati. Offre inoltre servizi che potrebbero consentire di ottimizzare l’utilizzo delle risorse umane e la gestione del tempo e dei carichi di lavoro della dotazione di personale impiegata presso il Consiglio provinciale con potenziali risparmi derivanti da una migliore organizzazione del tempo e dei processi produttivi grazie all’innovazione tecnologica apportata dai servizi connessi alla piattaforma;
ad esempio la funzionalità di Google Calendar offrirebbe infatti la possibilità di creare più calendari, di condividerli e importarli da altri servizi online (Yahoo! Calendar, MSN Calendar, ecc.) o sul computer (iCal, Outlook, ecc.). Google Calendar è parte integrante dell’account Google e si integra con gli altri servizi. Si tratta di un’agenda sulla quale inserire degli eventi. Può essere utilizzato come agenda personale (calendario privato), come agenda di un’organizzazione (calendario pubblico) o come agenda di una risorsa (ad esempio un’aula o un campo da tennis). Il creatore del calendario può decidere chi è autorizzato a vederlo, chi è autorizzato a inserire eventi e chi è autorizzato ad amministrarlo. Una volta creato un evento è possibile inviare l’invito a partecipare ad altre persone. L’invito consiste in una e-mail, ma se i destinatari sono a loro volta iscritti a Google Calendar la richiesta apparirà anche all’interno del loro calendario personale. Se l’invito viene accettato, l’evento si inserisce nell’agenda dell’invitato (Fonte:).
attualmente le convocazioni delle sedute del Consiglio, del Commissioni e delle altre attività istituzionali proprie del Consiglio vengono inviate alla casella della posta elettronica istituzionale dei consiglieri e caricate nell’apposita sezione del sito internet “Attività – Agenda delle Convocazioni”;
l’utilizzo delle funzioni messe a disposizione dall’applicazione Google Calendar potrebbe rendere la programmazione e le notifiche di avviso più funzionali e favorire la condivisione in automatico delle informazioni in un’ottica di efficienza ed efficacia dell’operato della Pubblica Amministrazione;
un esempio di quanto riportato sopra lo offre la programmazione degli eventi sportivi della società sportiva Aquila Basket la quale ha messo a punto un sistema di condivisione degli appuntamenti accessibile dall’esterno al sito web https://www.stanza.co/@aquilabaskettn/subscription permettendo l’acquisizione e la sincronizzazione del calendario tramite diverse applicazioni comprendendo, nel caso di specie, anche Google Calendar. Con un click e quindi con un investimento di tempo irrisorio migliaia di persone possono essere aggiornate su tutti gli appuntamenti in programma;
una simile iniziativa analoga a quella descritta nel paragrafo precedente potrebbe essere copiata anche per tutte le attività in programma del Consiglio provinciale – non solo quelle istituzionali interne ma anche gli eventi correlati come presentazioni, inaugurazioni e incontri organizzati dalla Presidenza del Consiglio – con grande giovamento sia dei consiglieri, dei gruppi consiliari e dei cittadini che vogliono seguire l’attività del Consiglio;
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Tutto ciò premesso si interroga il Presidente del Consiglio provinciale per sapere
se, al fine di assicurare il buon andamento degli uffici e consentire un utilizzo più ottimale delle risorse software e della dotazione di personale del Consiglio provinciale, intenda prevedere la transizione della gestione della programmazione delle attività istituzionali del Consiglio su Google Calendar, anche in considerazione dei servizi professionali già acquisiti con la determinazione del dirigente del Servizio amministrazione 93/2019 citata nelle premesse.
A norma di regolamento, si chiede risposta scritta.
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Cons. prov. Alex Marini
